Análise Custo-Benefício: como utilizar esta ferramenta de gestão

Identificou uma necessidade na sua empresa ou departamento? Ou uma oportunidade no mercado que pode valer a pena aproveitar? Uma análise custo-benefício é fundamental para que se possa perceber, antes de decidir avançar ou não com um projeto, se os benefícios suplantam os gastos. Tendo sempre presente que dizer que não a uma nova iniciativa não é uma decisão necessariamente neutra. Pode ter um custo, nomeadamente por conta dos benefícios que não se aufere e que são, por isso, igualmente incluídos nesta equação.

Este tipo de ferramenta é utilizada para investimentos com algum significado mas associados a decisões financeiras pouco complexas. Assim, falamos, por exemplo, de contratações de pessoal, do lançamento de um novo projeto ou iniciativa ou de aquisições. E, em vários casos, do apoio à escolha entre várias opções de resposta a um dado problema, através da análise custo-benefício de cada uma delas.

Decisões mais complexas e definidoras em termos do rumo de um negócio ou de uma empresa vão implicar uma análise mais sofisticada, que inclua outro tipo de avaliações.

O resultado desta análise custo-benefício irá revelar se o retorno esperado justifica o investimento a realizar e incluirá frequentemente uma estimativa do período de tempo necessário até se atingir o ‘break-even’ do investimento. E tende a ajudar a gestão no processo de legitimação de uma dada alocação de recursos, sobretudo junto dos diferentes stakeholders da instituição.

Ainda que com as variações e especificidades de cada caso concreto, o processo de análise de custo-benefício incluirá sempre quatro passos importantes:

1. Levantamento de custos e benefícios

Não há como não começar por aqui. Há que fazer um levantamento exaustivo de todos os custos e benefícios significativos para garantir que nada de relevante fica esquecido.

E acomodar o risco, ou seja, contar com os benefícios, mas sobretudo com os custos que, ainda que não expectáveis, podem ocorrer. Da mesma forma, há que perceber que ‘percurso’ farão estes custos e benefícios ao longo do tempo de duração do projeto.

2. Atribuir um valor monetário aos custos

Nos custos a suportar cabe muita coisa e é importante fazer com que este levantamento seja o menos subjetivo possível e possa ser concretizado em valores monetários.

Para além de despesas mais objetivas como uma contratação – com um dado custo fixo mensal associado – ou a compra de um imóvel, um novo projeto pode gerar muitos outros custos. Vai ser preciso dar formação a alguns dos quadros da empresa? Com que efeitos no seu nível de produtividade? Alguns recursos humanos terão de despender menos tempo noutras tarefas para se concentrar nesta nova necessidade? Que custos monetários vão estar associados? Será necessário contratar mais pessoas? Alargar as instalações? Que custos serão suportados só durante a implementação do projeto? E quais se vão tornar em custos fixos permanentes? Que outros podem baixar unitariamente a partir de uma determinada escala?

Todas estas questões devem – sempre que possível – ser concretizadas em números, a colocar do lado dos custos.

3. Atribuir um valor monetário aos benefícios

É esta, em última instância, a razão de ser deste tipo de análise. A perspetiva de um ganho que justifique a decisão de se dar resposta afirmativa a um potencial novo projeto. Mas pode ser uma quantificação mais difícil de fazer do que a dos custos monetários. Sobretudo se em causa estiver a introdução de algo novo no mercado. Ou se se tratarem de benefícios que trazem valor mas a que é muito difícil atribuir um valor monetário evidente, como é o caso, por exemplo, de uma iniciativa que se prevê que aumente a satisfação do pessoal.

4. Comparar custos e benefícios

É a prova dos nove, altura em que se compara custos estimados com benefícios esperados e se procura prever qual o intervalo de tempo que necessário até que o investimento realizado comece a dar retorno. Consoante o projeto de que se esteja a falar, assim a tal equação destinada a perceber se os ganhos suplantam os gastos pode ou não ter um resultado claro imediato.

A análise custo-benefício estuda a relação entre os custos e os benefícios de um projeto, expressos, normalmente, em termos monetários. Mesmo que entre os fatores a considerar estejam indicadores como horas trabalhadas, a unidade mínima comum de análise é, por regra, a monetária.

O nível de rigor dos seus resultados depende, em boa medida, do rigor da quantificação feita anteriormente dos custos e dos benefícios.

No recurso a esta ferramenta de gestão deve ter-se sempre em mente que, sobretudo no que diz respeito à estimativa dos benefícios, a análise pode ser contaminada por alguma subjetividade. Mais ainda se entre os ganhos identificados estiverem indicadores não tangíveis.

Por outro lado, como todas as análises e avaliações que isolam determinados fatores, considerando os restantes estáticos, esta não é uma ferramenta ‘à prova de bala’. Em nenhum momento, tal implica que a mesma não deva ser utilizada. Significa apenas que o espírito crítico deve permanecer durante todo o processo e, se for o caso, complementar com outros instrumentos de apoio à decisão, para um desfecho mais sólido e salvaguardado.