Faturação Eletrónica à Administração Pública: prazo para as PME terminou em junho

Os prazos de implementação da fatura eletrónica em formato estruturado para os fornecedores da administração pública, alargados por força da pandemia e da complexidade das mudanças necessárias, pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, começam a vencer agora. Depois das grandes empresas, que tiveram de concluir o processo até final de 2020, chega a vez das PME.

Até ao final de junho, estas empresas privadas terão de ter tudo a postos para que, a partir do dia 1 de julho, a faturação à administração pública passe a ser, obrigatoriamente, eletrónica em formato estruturado. As microempresas têm ainda a segunda metade do ano para proceder à implementação devida.

A introdução da fatura eletrónica obrigatória nos contratos públicos é considerada um passo importante para o reforço da transparência, fiscalização e controlo das despesas do Estado. Espera-se ainda que contribua para estreitar os prazos de pagamento por parte da administração pública, conhecida por não ser grande exemplo enquanto entidade pagadora. E, dessa forma, para a redução dos custos associados a tais atrasos.

De resto, as entidades públicas em geral estão obrigadas, em qualquer circunstância, à fatura eletrónica, quer a contraparte seja pública quer seja privada. E quer estas entidades sejam emissoras ou recetoras de faturação. Entre os contraentes públicos estão o próprio Estado, os governos regionais, os institutos públicos, as autarquias, as entidades administrativas independentes, fundações públicas e associações públicas, ou seja, as entidades que estão sujeitas ao Código dos Contratos Públicos.

O Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, alterou o Código dos Contratos Públicos (CCP), procedendo à transposição da Diretiva 2014/55/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos.

Segundo a redação no n.º 1, artigo 2.º, da Diretiva n.º 2014/55/EU:

Fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico.

E entre privados?

Por ora, as transações exclusivamente entre privados, em operações ‘B2B’ (Business to Business), não estão obrigadas a este tipo de faturação eletrónica estruturada, a não ser que se trate de uma operação entre privados que sejam fornecedores do Estado. Para as restantes, assim como para operações ‘B2C’ (Business to Consumer), este é um ato facultativo e dependente da aceitação por parte do destinatário.

Seja como for, a nível internacional, a utilização da faturação eletrónica é cada vez mais frequente, fruto dos inúmeros benefícios que possui para as empresas.

Vantagens de aderir à faturação eletrónica

Seja qual for o caso, a opção pela faturação eletrónica em formato estruturado tende a ser benéfica para as empresas enquanto instrumento de simplificação e automatização das operações entre clientes e fornecedores, promotor da transparência e eficiência na gestão e, portanto, com ganhos possíveis ao nível da redução de custos.

Se não, vejamos:

– O fim do recurso, sempre que possível, às faturas em papel tem, desde logo, uma vantagem em termos de impacto ambiental;

– Para além da poupança nos gastos com papel, poupa-se também nos custos com o envio de faturas ou mesmo nas deslocações aos correios para que as mesmas cheguem ao seu destinatário; também as despesas associadas ao armazenamento de papel são reduzidas; o resultado são, claro está, poupanças nos custos administrativos;

– A digitalização de documentos permite, por outro lado, minimizar os riscos de extravios de documentos e possibilita um acesso mais fácil a toda esta documentação, sempre que tal for necessário;

– A dispensa do manuseamento e transporte de documentos em papel liberta igualmente recursos das empresas que podem, assim, ser alocados a outros fins; também a automatização de processos contribui para esse efeito; quanto mais uma empresa puder concentrar-se no que são as suas atividades ‘core’, as que trazem valor acrescentado, maior o ganho;

– A simplificação de processos traz uma maior eficiência à faturação e uma maior rapidez, nomeadamente no processamento de faturas que é consideravelmente reduzido;

– Automatização pela Entidade Pública do registo informático da fatura do fornecedor privado para efeitos de pagamento, quer para efeitos de contabilização, aumentando com isso a eficácia e eliminando o erro humano;

– Para  fornecedor privado a vantagem de ser notificado de forma automática sobre o estado da receção, contabilização e pagamento da fatura eletrónica comunicada;

– O risco de erros no processamento das faturas é também substancialmente reduzido, enquanto se ganha em segurança, privacidade, fiabilidade e, já agora, validade fiscal;

– A digitalização das faturas traz consigo a possibilidade de um maior controlo da informação;

– Para a fornecedor privado, no caso das Notas de Crédito, evita o pedido para que lhe seja devolvida por correio a cópia assinada, para efeitos de regularização de IVA, tal como exigido pelo Nº 5 do Artigo 78.º do CIVA, transformando esta prova de que a Entidade Publica tomou conhecimento da retificação em uma notificação eletrónica.

Fatura eletrónica: as mesmas regras dentro do espaço europeu

A faturação eletrónica em formato estruturado, que substitui no âmbito da fatura eletrónica para a administração pública, as faturas em papel e as faturas eletrónicas não estruturas em PDF, implica, recorde-se, a adoção de um modelo de fatura standard a nível europeu, a gerar através de software ajustado para tal efeito, para que sejam mutuamente aceites nas transações entre empresas e outras entidades.

Este modelo de faturas implica a utilização de um programa de faturação, que produza uma fatura em formato estruturado (emissão), e de uma solução (tipicamente fornecida por uma empresa especializada), que é responsável pela transmissão da fatura em formato normalizado europeu à plataforma usada pela entidade destinto (envio), a plataforma usada pela entidade destino irá arquivar a fatura e notificar o emissor (receção), assim como entregar ao sistema de gestão da entidade pública o documento para o seu registo e contabilização (tratamento automático).

Em 28 de junho de 2017, o Comité Europeu de Normalização (CEN) adotou a norma europeia EN 16931-1:2017, sobre Faturação eletrónica, onde definiu o formato estruturado a adotar no espaço europeu, Esta norma foi transporta pela Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro. A eSPap é a entidade com competência para emissão de requisitos técnicos e funcionais que suportam a referida norma, assim o modelo de dados semânticos, compatível com a norma europeia, proposto para a Norma Portuguesa é o CIUS-PT cuja representação sintáxica permitida é em UBL 2.1 (em vigor) ou CEFACT (em construção).

Por passar a ocorrer por via eletrónica, é ainda necessário existir uma assinatura eletrónica qualificada para garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas. O objetivo é que estas assinaturas eletrónicas qualificadas cumpram a mesma função que as assinaturas manuscritas, ou seja, o seu efeito legal, e sejam reconhecidas em todos os estados-membros da União Europeia, pelo que a fatura enviada a entidade pública, ainda que em formato estruturado (exemplo UBL 2.1 CIUS-PT) deve ser aposta uma assinatura eletrónica qualificada.